These guidelines are being circulated by members of the BOT in order to ensure that the Steps, Traditions and Concepts of the Programme are adhered to by all and to ensure that the Al-Anon message is passed on in its undiluted form:
1) Every meeting needs to have a clear format/ structure and this is to be announced at the beginning of the meeting.
2) A Chairperson or Secretary (even if a temporary one) be present to conduct the meeting to welcome members and address any
special requirements (eg newcomers). She/he needs to ensure that Traditions are followed, particularly related to Anonymity. Also can make the announcement for 7th Tradition collection (amount to be set aside by members for giving to group, IG, DC or GSO, according to group conscience decision). This may also be done by the group treasurer.
3) The host/administrator is a member whose Id is used for conducting the meeting. This member keeps track of who enters the meeting and allows only those who identify themselves. Since electronic platforms may be misused and data can be stolen, this is necessary. If someone refuses to disclose identity, the Host may remove the member. The meeting room can also be locked after a time limit or when a set number of members have arrived. This is as per group autonomy but ensures more protection. The Host may declare that members use headphones to protect the anonymity of members from other people in the house. Choice of portal may be decided by a group conscience. However the group may discuss the pros and cons of each option since every group will be responsible for the same.
4) When a newcomer joins the meeting a designated newcomer sponsor may telephonically meet her outside the meeting and give information required for a newcomer. This maybe done over 6 meetings. If there are special meetings for newcomers she/he can be directed to these.
The delegates and trustees can also function as point persons for newcomers.
5) Having an audio or a video on is a matter of personal choice. It is helpful if members keep themselves muted when others are sharing. They can unmute when they want to ask a question or share. It is helpful for the group to specify a sharing time and appoint someone as spiritual time keeper to keep track. This is to ensure that everyone has a chance to participate.
6) Business meetings of groups, AIS, DC and Area committee meetings could also be conducted similarly.
7) Data regarding meetings will be collected and updated by the Delegates who will also be available for clarifying doubts and queries related to these meetings.
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इलेक्ट्रॉनिक मीटिंग के लिए दिए गए दिशा- निर्देश
बी ओ टी के सदस्यों द्वारा इन सुझाए गए दिशा-निर्देशों को परिचालित किया जा रहा है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि कार्यक्रम के कदम, परंपरा और अवधारणा का सभी पालन करें और यह सुनिश्चित करें कि अल- अनान का संदेश अपने अविभाजित रूप में पारित किया गया है:
1 प्रत्येक बैठक में एक स्पष्ट प्रारूप, संरचना होनी चाहिए और यह बैठक की शुरुआत में घोषित किया जाना चाहिए।
2. एक अध्यक्ष या सचिव (भले ही वह अस्थाई हो)सदस्यों का स्वागत करने और किसी विशेष आवश्यकताओं (जैसे नया सदस्य) को संबोधित करने के लिए तथा बैठक का संचालन करने के लिए मौजूद हो। उसे यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि परंपराओं का पालन किया जाए विशेष रूप से एनोनिमिटी या गुमनमियत से संबंधित, सातवीं परंपरा कलेक्शन(collection) के लिए( समूह के विवेक, निर्णय के अनुसार , ए स आई (intergroup), डीसी (District committee)या जीएसओ (GSO)को देने के लिए सदस्यों द्वारा अलग रखी जाने वाली राशि )के लिए घोषणा कर सकते हैं यह समूह कोषाध्यक्ष (Treasurer) द्वारा भी किया जा सकता है।
3. होस्ट/ एडमिनिस्ट्रेटर वह सदस्य है जिसकी आईडी(ID)बैठक आयोजित करने के लिए उपयोग की जाती है । यह सदस्य इस बात पर नजर रखता है कि कौन बैठक में प्रवेश करता है और केवल अपनी पहचान बताने वालों को अनुमति देता है चूंकि इलेक्ट्रॉनिक्स प्लेटफार्म का दुरुपयोग हो सकता है और डाटा चोरी हो सकता है, इसलिए यह आवश्यक है । यदि कोई पहचान बताने से इंकार करता है, तो होस्ट सदस्य को हटा सकता है। बैठक कक्ष को समय सीमा के बाद या जब सदस्यों की एक निर्धारित संख्या आ गई है, तब भी लॉक किया जा सकता है । यह समूह स्वायत्तता (autonomy)के अनुसार है और अधिक सुरक्षा सुनिश्चित करता है । होस्ट यह घोषणा कर सकता है कि सदस्य घर के अन्य लोगों से सदस्यों की गुमनामियत(anonymity) को बचाने के लिए हेडफोन का उपयोग करें । समूह के विवेक से पोर्टल की पसंद तय की जा सकती है हालांकि समूह प्रत्येक विकल्प के पक्षों और विपक्षों पर चर्चा कर सकता है चूंकि प्रत्येक समूह उसी के लिए जिम्मेदार होगा ।
4.जब एक नवागंतुक(New Member) बैठक में शामिल होता है तो एक नामित नवागंतुक स्पॉन्सर (New Member Sponsor)उसे बैठक के बाहर टेलीफोन पर मिल सकता है और एक नवागंतुक को आवश्यक जानकारी दे सकता है। ऐसा कम से कम 6 बैठकों में किया जाए तो अच्छा है। यदि नवागंतुकों के लिए विशेष बैठकें होती हैं, तो उसे इन पर निर्देशित किया जा सकता है। डैलीगेट (Delegate) और ट्रस्टी (Trustee)भी नए लोगों के लिए अस्थाई स्पांसर ( Sponsor)के रूप में कार्य कर सकते हैं।
5.ऑडियो या वीडियो प्रयोग करना व्यक्तिगत चुनाव है यदि सारे सदस्य अपना माइक म्यूट पर रखें तो इससे सभी सदस्यों को शेयरिंग करने में सुविधा होती है ग्रुप के लिए ,सभी के लिए शेयरिंग का तय समय रखना एवं इसका पालन करने के लिए एक आध्यात्मिक टाइम कीपर रखना लाभप्रद होता है । ऐसा करने से यह सुनिश्चित हो जाता है कि सभी सदस्यों को शेयरिंग करने का बराबर मौका मिले।
6.समूहों, एआईएस ( Area information service) , डीसी ( District committee) और क्षेत्र समिति( Area committee) की बैठकों की व्यावसायिक बैठकें भी इसी तरह आयोजित की जा सकती हैं।
7) बैठकों के बारे में डेटा प्रतिनिधियों द्वारा एकत्र और अपडेट किया जाएगा जो इन बैठकों से संबंधित संदेह और प्रश्नों को स्पष्ट करने के लिए भी उपलब्ध होंगे।